Ulgowe obiady dla pracowników tylko ze zdjęciem?

W celu udzielenia odpowiedzi na powyższe pytanie należy odwołać się do najnowszej interpretacji indywidualnej wydanej przez Oddział ZUS w Gdańsku dnia 3 grudnia 2024 r. (DI/100000/43/1101/2024). Z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej zwrócił się przedsiębiorca, który chce wprowadzić pozapłacowe benefity pracownicze w postaci karty przedpłaconej na zakup posiłków, lub kart wirtualnych udostępnionych w odpowiedniej aplikacji – także na zakup posiłków. Karty przedpłacone będą zasilane środkami przedsiębiorcy przelewanymi comiesięcznie.

Pracownik będzie mógł dokonać zakupu wyłącznie posiłków i przetworzonych produktów gotowych do spożycia oraz napojów bezalkoholowych w barach, placówkach gastronomicznych lub handlowych – do wysokości nieprzekraczającej 450 zł miesięcznie. Jeżeli cena posiłków przekroczy 450 zł miesięcznie, pracownik pokryje nadwyżkę z własnych środków. Karty przedpłacone będą przypisane do konkretnych pracowników, a kwoty dofinansowania do zakupu ulgowych posiłków nie będą mogły być przelewane na inne konto ani wypłacane z bankomatów, a w razie ich niewykorzystania przez pracownika, nie będzie mu przysługiwać ekwiwalent. Pracodawca ureguluje zasady korzystania z kart przedpłaconych w przepisach wewnątrzzakładowych.

Co istotne, pracodawca przewidział, że pracownicy w celu udokumentowania poniesionych wydatków będą mieli obowiązek sfotografowania paragonu, a następnie zamieszczenia zdjęcia tego paragonu w dedykowanej aplikacji, co umożliwi pracodawcy efektywną kontrolę prawidłowości wydatkowania tych środków. W przypadku, gdy pracownik będzie wydatkował środki z kart przedpłaconych w sposób niezgodny z przeznaczeniem lub nie załączy wymaganych paragonów, będzie musiał zwrócić nienależycie wydatkowane środki.

Pracodawca podkreślił, że ulgowe posiłki zakupione ze środków znajdujących się na kartach przedpłaconych będą stanowić nieodpłatne świadczenie w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j.: Dz. U. z 2024 r., poz. 226 ze zm.) – dalej: u.p.d.o.f. Dofinansowanie takie będzie świadczeniem związanym z pracą, a zatem przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f.

W tym miejscu warto przypomnieć, że stosownie do dyspozycji art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f., przychody ze stosunku pracy obejmują wszelkie wypłaty pieniężne, a także wartość pieniężną świadczeń w naturze, jak i ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Chodzi tu zwłaszcza o wynagrodzenia zasadnicze i wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki i nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop oraz inne kwoty (niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona) czy też świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń, albo świadczeń częściowo odpłatnych.

Przepisy art. 18 ust. 1 i 2 w zw. z art. 4 pkt 9 oraz art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j.: Dz. U. z 2024 r., poz. 497, ze zm.) – dalej: u.s.u.s., a także § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j.: Dz. U. z 2023 r., poz. 728, ze zm.) – dalej: r.s.z.u.p.w.s., wskazują, że przychód z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f., stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co więcej, w myśl art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j.: Dz. U. z 2024 r., poz. 146, ze zm.) do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Jednakże adekwatnie do treści § 2 ust. 1 r.s.z.u.p.w.s., do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie należy uwzględniać:

1. wynagrodzeń przysługujących za czas niezdolności do pracy spowodowanej chorobą bądź odosobnieniem w związku z chorobą zakaźną, a także zasiłków z ubezpieczeń społecznych;
2. przychodów, o których mowa w § 2 r.s.z.u.p.w.s.

Według pracodawcy na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 r.s.z.u.p.w.s. przychód ze stosunku pracy nie będzie oskładkowany. Zgodnie z tym przepisem, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowi wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych (np. barach, stołówkach, punktach gastronomicznych) lub handlowych (obiektach, w których jest prowadzony handel oraz są wykonywane czynności związane z handlem) – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.

W związku z powyższym pracodawca uznał, że wartość posiłków dla pracowników, sfinansowanych w formie karty przedpłaconej do wysokości do 450 zł miesięcznie, w analizowanym stanie faktycznym będzie wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, chorobowe i wypadkowe, a także zdrowotne, jak również Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

ZUS w interpretacji indywidualnej z dnia 3 grudnia 2024 r. (DI/100000/43/1101/2024), uznał stanowisko pracodawcy za prawidłowe, przy czym organ rentowy podkreślił, że w celu skorzystania z przedmiotowej ulgi placówka gastronomiczna lub handlowa musi honorować bony, talony, kupony i karty przedpłacone jako środek płatniczy i oferować za nie klientom gotowe posiłki lub przetworzone produkty żywnościowe, przy czym forma organizacyjna danej placówki, sklepu czy punktu w tym kontekście nie ma znaczenia. Wyklucza to możliwość objęcia wyłączeniem przewidzianym w § 2 ust. 1 pkt 11 r.s.z.u.p.w.s. tych bonów, kuponów, talonów lub kart przedpłaconych, które są przeznaczane nie tylko na zakup gotowych posiłków w przeznaczonych do tego punktach gastronomicznych lub handlowych, ale mogą być wydatkowane także na produkty spożywcze do samodzielnego przygotowania, artykuły chemiczne, odzież, alkohol lub tytoń.

Jednakże ZUS podkreślił, że w przypadku gdy wskazane powyżej środki płatnicze co prawda technicznie umożliwiają zakup nie tylko gotowych posiłków lub przetworzonych produktów żywnościowych, aczkolwiek w rzeczywistości środki te są wykorzystywane wyłącznie na zakup gotowych posiłków lub przetworzonych produktów żywnościowych, to wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

ZUS ponadto zauważył, że skorzystanie z przedmiotowej ulgi wymaga właściwego udokumentowania środków wydatkowanych przez pracowników z kart przedpłaconych na zakup gotowych posiłków lub przetworzonych produktów żywnościowych. Dlatego też ZUS pozytywnie ocenił, nałożony przez pracodawcę na pracowników obowiązek fotografowania paragonów potwierdzających dokonanie określonych wydatków na powyższy cel, z tym że paragony te następnie miały podlegać wprowadzeniu do dedykowanej aplikacji, co umożliwiałoby pracodawcy kontrolę prawidłowości wydatkowania środków powierzonych pracownikom.

Niewątpliwie wpływ na pozytywne stanowisko ZUS miał wprowadzony przez pracodawcę obowiązek fotografowania paragonów za zakup gotowych posiłków lub przetworzonych produktów żywnościowych ze środków znajdujących się na kartach przedpłaconych udostępnionych przez pracodawcę, a następnie przesyłania zdjęć do odpowiedniej aplikacji pozwalającej na kontrolę wydatkowania tych środków zgodnie z przeznaczeniem.

Stanowisko pracy dla osób z niepełnosprawnościami

Niestety, wprowadzenie przez przedsiębiorców obowiązku ewidencjonowania dowodów wydatkowania środków znajdujących się na kartach przedpłaconych zgodnie z przeznaczeniem np. przez fotografowanie paragonów, a następnie wprowadzanie ich do odpowiedniej ewidencji  może być dla pracodawcy rozwiązaniem bardzo kosztownym i czasochłonnym, wymagającym przetwarzania nawet kilkudziesięciu tysięcy dowodów poniesienia wydatków miesięcznie. Nierzadko będzie to również wymagało stworzenia odrębnego stanowiska pracy z zakresem zadań obejmującym ewidencjonowanie i kontrolowanie prawidłowości dokumentowania dowodów poniesienia wydatków, zgodnie z przepisem § 2 ust. 1 pkt 11 r.s.z.u.p.w.s. W tym kontekście korzystanie z wyłączenia wartości otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do zakupu przez pracowników gotowych posiłków lub przetworzonych produktów żywnościowych, może być rozwiązaniem szczególnie korzystnym dla pracodawców zatrudniających osoby niepełnosprawne także z perspektywy konieczności utworzenia nowego stanowiska pracy związanego z ewidencjonowaniem dowodów prawidłowego poniesienia wydatków związanych ze wskazanym powyżej zakupem. Warto wspomnieć, że pracodawca mógłby na takim stanowisku pracy zatrudnić osobę z niepełnosprawnością np. ze schorzeniami narządu ruchu. To stanowisko pracy byłoby stanowiskiem pracy biurowym, w związku z czym praca mogłaby być wykonywana zarówno stacjonarnie, jak i zdalnie bądź hybrydowo. Rozwiązanie takie przyniosłoby korzyści zarówno osobie z niepełnosprawnością, jak też pracodawcy, gdyż dla osoby z niepełnosprawnością wiązałoby się to z aktywizacją zawodową i społeczną, dla pracodawcy natomiast łączyłoby się z korzyściami ekonomicznymi, takimi jak możliwość uzyskania dofinansowania do wynagrodzenia pracownika lub refundacją kosztów przystosowania stanowiska pracy do potrzeb pracownika z niepełnosprawnością czy też możliwość obniżenia wysokości obowiązkowych wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.