Trzeba będzie odtworzyć dokumentację pracowniczą zniszczoną w trakcie powodzi!

Utrata dokumentacji pracowniczej ma bardzo doniosłe skutki zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. W przypadku pracownika dokumentacja pracownicza m.in. potwierdza: odbyte badania profilaktyczne i szkolenia pracownicze, warunki pracy i płacy, zakres obowiązków pracowniczych, podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika, przyznanie nagród przez pracodawcę, nabyte uprawnienia pracownicze (te wynikające ze stosunku pracy, jak i przykładowo te wynikające z zaliczenia do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych). Chodzi tu także o uprawnienia wynikające ze stażu pracy pracownika z niepełnosprawnością, jak choćby prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego, a także uprawnienia emerytalne i rentowe.

Tymczasem w przypadku pracodawcy utrata akt osobowych pracowników może mieć konsekwencje m.in. w wymiarze prawidłowego wypełniania obowiązków rozliczeniowych jako płatnik, bądź finansowe (np. wskutek utraty dokumentów potwierdzających niepełnosprawność pracowników lub istnienie schorzeń szczególnych, pracodawca nie może zaliczyć danego pracownika do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, co wpływa na możliwość uzyskania dofinansowania do wynagrodzenia pracownika, a także na wysokość obowiązkowej miesięcznej wpłaty na PFRON). Zgodnie z treścią art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j.: Dz. U. z 2023 r., poz. 1465, ze zm.) – dalej: k.p., pracodawca musi prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą danego pracownika, a więc dokumentację obejmującą sprawy związane ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Tak rozumianą dokumentację pracowniczą należy prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej.

Oprócz tego pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą w taki sposób, aby zagwarantować zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w tych warunkach powinno być realizowane przez okres zatrudnienia, a dodatkowo przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, o ile inne uregulowania nie przewidują konieczności przechowywania takiej dokumentacji przez okres dłuższy aniżeli 10 lat.

Na podstawie § 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j.: Dz. U. z 2024 r. poz. 535) – dalej: r.d.p., do podstawowych obowiązków pracodawcy należy prowadzenie dokumentacji pracowniczej oddzielnie dla każdego pracownika. Jeżeli chodzi o zakres akt osobowych pracownika zamieszczonych w dokumentacji pracowniczej, akta te obejmują 5 części (A-E), przy czym:

• w części A – znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyc